ارشيف المؤسسات الاستشفائية ؛الاجراء والتسيير

Abstract

إن تاريخ مرآة الأمم يعكس ماضيها ويترجم حاضرها، وتدرك من خلاله الأمم مستقبلها لذا يجب الاهتمام به والحفاظ عليه، ونقله إلى الأجيال نقلا صحيحا، بحيث يكون نبراسا وهاديا لهم في حاضرهم ومستقبلهم، فالشعوب التي لا تاريخ لها، لا وجود لها والتاريخ روح الأمة وذاكرتها، وأمة بدون تاريخ فهي من غير روح وفي حالة سبات وروح الأمة هويتها وقوة الأمة من قوة هويتها وقوة هوية الأمة من قوة ذاكرتها التاريخية وكذلك يعتبر الأرشيف رافد من روافد الذاكرة الوطنية فهو الذي يعبر عن السمات المجسدة لهوية الأمم والشعوب، فهو بمثابة المنبع الذي تدرك من خلال الأمة ماضيها ومستقبلها، وهو حلقة وصل بين الذين عاشوا في الماضي وما بين الذين يعيشون الحاضر والأجيال اللاحقة إذ من خلاله يمكن الاطلاع على مجموعة من الحقائق وحماية حقوق الأفراد ويعتبر الذاكرة الجماعية لما يحتويه من أرصدة تاريخية تساعد الباحثين على أداء بحوثهم، واعطائها الصبغة العلمية والإثباتية، لذلك نجد الكثير من الدول تعطي أهمية بالغة للوثائق التاريخية من خلال توفير الظروف الملائمة للحفاظ عليها لمدة أطول بغية أن يستفيد منها وفي الكشف عنه وسرد أحداثه ومجرياته والتعبير عن حقائقه، وبما أن البحث العلمي محرك التقدم والازدهار في عصرنا، ونظرا لأهمية الوثائق والأرشيف بصفة عامة، تعددت الأرشيفات ومن بينها أرشيف المؤسسة الإستشفائية الذي يهتم بحياة المرضى، وحقوقهم وذلك من خلال الاهتمام بالوثائق الطبية والحرص على جمعها واختزانها وفهرستها وصيانتها وتصنيفها ووضع قوانين وتشريعات وتتم معالجة الوثائق وتنظيمها لضمان سهولة استرجاعها وتلبية حاجيات المستفيدين والاطلاع على الوثائق واتاحتها لهم سواء بالنسبة للمصالح الدافعة أو بالنسبة للباحثين والموظفين أصحاب الملفات والحقوق. ومن هنا ارتأينا دراسة موضوع الإجراءات العملية لتسيير أرشيف المؤسسة الإستشفائية دراسة ميدانية بالمؤسسة الإستشفائية محمد بوضياف غيليزان نموذجا.الإطار المنهجي 10 ولمعالجة هذا الموضوع قمنا بتقسيم بحثنا هذا إلى فصلين أساسيين، بدءا بالإطار المنهجي يوضح أساسيات موضوع الدراسة بدءا من تحديد الإشكالية وتساؤلات وفرضيات الدراسة، مرورا بأهمية وأهداف الدراسة وبأسباب اختيار موضوع الدراسة وكذلك تم التعريج على أهم الدراسات السابقة ومجال الإفادة منها، كما قمنا بإجراءات الدراسة وطبيعة المنهج المتبع فيها، تحديدا المجال المكاني والزمني للدراسة المتناولة وختما بتحديد أهم مصطلحات التي تم اعتمادها بكثرة في ثنايا الدراسة. ثم جاء الفصل الأول والثاني وعبارة عن فصول نظرية. فالفصل الأول تناولنا فيه مفاهيم عامة حول الأرشيف، ثم التعريف بمختلف العمليات المعالجة العلمية والفنية الأرصدة الأرشيفية. بينما الفصل الثاني فكان تحت عنوان: تعريف بالأرشيف المؤسسة الإستشفائية. أما الفصل الأخير المتمثل في الدراسة الميدانية حول أرشيف المؤسسة الإستشفائية محمد بوضياف لولاية غيليزان فتضمن مبحثين فيهما أربعة مطالب، فالأول معنون لمحة تاريخية عن أرشيف المؤسسة الإستشفائية أما المطلب الثاني معنون بتعريف بمصلحة الأرشيف المؤسسة الإستشفائية محمد بوضياف وذكر أهم مهامها أما المطلب الثالث كان حول الموارد البشرية والمادية أما المطلب الرابع تطرقنا فيه إلى المعالجة العلمية والفنية للأرشيف. أما فيما يخص المبحث الثاني تحت عنوان الإطار التطبيقي للمؤسسة الإستشفائية أما المطلب الأول المتمثل في تحليل المقابلة أما المطلب الثاني فهو نتائج المقابلة على ضوء الفرضيات، والمطلب الثالث مقترحات وتوصيات والمطلب الرابع نتائج الدراسة. إشكالية الدراسة: لقد زاد الاهتمام بالأرشيف في العصر الحالي كونه أداة من الأدوات الناذرة حيث لا تنجح أي إدارة أو مؤسسة بإهماله وهو الذي يقوم بتنظيم الوثائق لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة ومن والناحية القانونية يعتبر سند إثبات يوثق للإدارة والأفراد خاصة والوثائق الأرشيفية تساعدالإطار المنهجي 11 الباحثين على الحصول على معلومات أولية كونه أساسي لإجراء الدراسات الجامعية وبما أن قطاع الصحة يمثل جزء وأهمية بالغة في المجتمعات من خلال الخدمات الجليلة التي تقدمها المؤسسات الإستشفائية للمجتمع وبما أنه يقوم بإصدار وثائق وملفات ذات أهمية وقيمة عالية سواء كانت هذه الوثائق تتعلق بالمواطنين المتواجدين في المؤسسة الإستشفائية أو تعلق الأمر بالموظفين والعاملين بها فأصبح ضروريا توظيفا أرشيفيا متخصصا في ميدان الأرشفة يتسم بالخبرة والكفاءة للقيام بكل الإجراءات التقنية لتسيير هذه المجموعة الأرشيفية لكي يكون همزة وصل بين الأجيال على المدى الطويل وتتمثل إشكالية دراستنا فيما يأتي: - كيف تطبق الإجراءات التقنية العملية لعملية ارشفت بالمؤسسة الإستشفائية بغيلزان؟ وما مدي تطبيق النصوص التشريعية والتنظيمية التي تنظم الإجراء العملي لعملية أرشفة الوثائق؟ تساؤلات الدراسة: تحتضن إشكالية الدراسة العديد من التساؤلات المتعلقة بها والتي بمجموعها تعرض لنا التساؤلات التالية: ما هي الأساليب الفنية والتقنية لمعالجة الأرشيف؟ كيف يمكن تطبيق القوانين- المراسيم – القرارات – التعليمات – المذكرة الصادرة في هذا القطاع؟ ما هي الشروط والمواصفات الملائمة للحفظ الجيد للأرشيف؟ فرضيات الدراسة: ليكون مجال الدراسة دقيقا ومحددا ولتجنب الانحراف والتياهان داخل الموضوع وبعد التعمق فيه والغوص في أغواره ينبغي وضع فرضيات تسير في سبيل اختيار مدى صحتها وثبوتها وتطابقها مع الواقع.الإطار المنهجي 12 ويعرفها الباحث"قندليجي"على أنها أول خطوة في الطريق لإيجاد حل للمشكلة التي هي موضوع البحث، فالفروض هي حلول مقترحة للمشكلة يضعها الباحث على تشكيل تعليمات أو مقترحات تحاول تفسير حالات أو أحداث لم تتأكد بعد عن طريق الحقائق.1 أدرجنا الفرضيات التالية: من أهم الفرضيات التي يمكن ذكرها من هذا الموضوع في توفير الوثيقة الأرشيفية بشكل سهل يمكن حفظه وتسييره واتاحة بأقل جهد وفي أسرع وقت ممكن زمنها يمكن إضافة بعض الفرضيات وتتمثل في: بالرغم من النصوص والتشريعات التي تصدر في هذا القطاع لا يتم تفعيل هذه النصوص. نقص الخبرة والتدريب يؤثر على مردودية داخل هذه المصالح. تطبيق معظم العمليات المعالجة العلمية لأرشيف المؤسسة الإستشفائية. أهمية الدراسة: ارتباط موضوع الدراسة بجانب مهم من الجوانب التي تحضي باهتمام المختصين في ميدان الأرشيف، إن مثل هذه المواضيع أصبحت ضرورية وال ازمية وذلك لصعوبة الحصول على الوثيقة الأرشيفية، وتتجلى هذه الأهمية في: الوقوف على واقع أرشيف المؤسسات الإستشفائية. معرفة الإجراءات العلمية والفنية لأرشيف المؤسسة الإستشفائية. التحسيس بدور الأرشيفي في هذا النوع من الأرشيف ونبيان مهامه. التعريف بأرشيف المؤسسة الإستشفائية وتبيان مهامه. 1قندليجي، عامر إبراهيم. المنهج العلمي وتطبيقاته في العلوم الإجتماعية. عمان: الشروق للنشر، .2009ص .238الإطار المنهجي 13 أهداف الدراسة: إن حفظ الأرشيف على مستوى المؤسسة كان يواجه صعوبات جمة أثرت على سير حفظه على النحو السليم لذلك وجب حل لهذه المشكلة من أجل تحقيق الأهداف التالية: معالجة الرصيد الأرشيفي في المصلحة الأرشيفية. خدمة البحث العلمي بصفة عامة. تخصيص بنيابة مجهزة بالمقاييس والمعايير المطلوبة. تسليط ضوء على أرشيف المؤسسات الإستشفائية المهمل باعتباره يخدم حياة الأفراد. أسباب اختيار الموضوع: الأسباب الذاتية: من العوامل الذاتية التي دفعت بنا إلى دراسة هذا الموضوع هي ملاحظتنا عند محاولة طلب ملفاتهم الطبية لإتمام علاجهم من المؤسسات الإستشفائية، تكون معظمها ضائعة ولا يمكن استرجاعها بسبب عدم تطبيق إجراءات تسير في هذه المصالح. الأسباب الموضوعية: إن أهم ما دفع بنا نحو دراسة هذا الموضوع هو: الأهمية البالغة التي صار يكتسبها الأرشيفي في وقتنا الراهن. الرغبة على التعرف على هذا النوع من الأرشيفات الصحية. نقص الإنتاج العلمي والاهتمام بهذا النوع من الأرشيفات. عدم إصدار قوانين ومراسيم تخص أرشيف المستشفيات. كون أن هذا الموضوع لا يزال في حاجة إلى المزيد من الدراسة خصوصا في شقه المتعلق بأرشيف المؤسسات الإستشفائية.الإطار المنهجي 14 إجراءات الدراسة: أ. منهج الدراسة: يعتبر المنهج أساس كل بحث ودراسة، فهو يختلف باختلاف موضوع كل دراسة لأنه يساعد الباحث في تحديد وضبط دراسته وفق فرضيات موضوعة ومحتملة مسبقا، ومن ثم الوصول إلى نتائج دقيقة وواضحة. ونظرا لطبيعة موضوعنا أردنا أن نتبع المنهج الوصفي لأنه الأنسب والأمثل في خدمة دراستنا ومتمثلة في وصف لحالة الرصيد الأرشيفي وذكر جل العمليات والإجراءات التي تتعلق بالتسيير أرشيف المستشفيات، وتعرض لكل المشاكل والصعوبات والنقائص التي يواجهها أرشيف المؤسسات الإستشفائية من خلال تربصنا ومحاولة نقل صورة حقيقية التي ألت إليها المؤسسة الإستشفائية. أساليب جمع البيانات: إن نجاح أي بحث علمي أكاديمي في أي مجال من المجالات يتوقف على اختيار الأنجع والأمثل لأدوات البحث العلمي من أجل الحصول على معلومات مناسبة ومفيدة حول موضوع الدراسة. وفي دراستنا اعتمدنا على أداتين أولهما المقابلة وثانيهما الملاحظة، ويمكن تعريف المقابلة بأنها مواجهة بين الباحث وشخص آخر أو مجموعة من الأشخاص الآخرين بهدف الوصول إلى حقيقة.1 1عبيدات، ذوقان، عايد، عبد الحق. البحث العلمي مفهومه وأدواته وأساليبه. عمان: دار الفكر، .2011ص .142الإطار المنهجي 15 والملاحظة هي المشاهدة والمراقبة الدقيقة لسلوك أو ظاهرة معينة وتسجيل الملاحظات أولا بأول، كذلك الاستعانة بأساليب الدراسة المناسبة لطبيعة ذلك السلوك أو تلك الظاهرة وبغية تحقيق أفضل للنتائج والحصول على أدق المعلومات.1 ولقد ارتأينا أن نلاحظ بالمشاركة عدة جوانب بغية دعم بحثنا والتي من بينها: الطريقة التي تتم بها المعالجة العلمية للوثيقة الأرشيفية. كيفية تعامل الباحث مع الوثائق الأرشيفية. كيفية التعامل بين الموظفين بالمصلحة. الطريقة التي يتم بها الاتصال بين الباحث وأرشيف المؤسسة الإستشفائية. حدود الدراسة: /1المجال الجغرافي: يتمثل المجال الجغرافي للدراسة في أرشيف المؤسسة الإستشفائية محمد بوضياف. /2المجال الزمني: لقد امتدت الدراسة على شريط زمني يقدر بحوالي ثلاثة أشهر، من شهر يناير 2019إلى غاية شهر مارس من سنة 2019ولقد استغرقت الدراسة النظرية حوالي ستة أشهر وكنا نعمل موازنة لهذا العمل على إنجاز الدراسة الميدانية المتمثلة في المقابلة، وتواصلت عملية التحليل إلى غاية شهر ماي. /3المجال البشري: يتمثل المجال البشري في جميع العاملين بمصلحة أرشيف المؤسسة الإستشفائية محمد بوضياف غيليزان من المسؤولة والقائمة على إدارة وتسيير المصلحة وكذلك العاملين على تقديم خدمات المستفيدين. 1قندليجي، عامر إبراهيم. البحث العلمي واستخدام مصادر المعلومات التقليدية والإلكترونية. }د.م{}:د.ن{. ص .219الإطار المنهجي 16 مجتمع الدراسة وعينتها: إن تحديد مجتمع الدراسة أمر لابد منه لأن أي بحث علمي يجب أن يصل إلى نتائج موضوعية ومجتمع الدراسة الذي يتناسب مع موضوع البحث ويتماشى مع الإشكالية في أغلب الأحيان حتى يكون تمثيلا حقيقيا. ونظرا لأن مجتمع الدراسات صغير ارتأينا أن تضم العينة كل من المسؤولة ومساعدها. الدراسات السابقة: تتمثل أهم الدراسات السابقة التي عالجت موضوع بحثنا المتمثل في الإجراءات العملية لتسيير أرشيف المؤسسة الإستشفائية فيما يلي: أرشيف المستشفيات: أرشيف المستشفى محمد بوضياف ولاية البيض نموذجا: وهي مذكرة مقدمة لنيل شهادة الماستر في علم المكتبات بجامعة وهران أحمد بن بله، من 2015إعداد الطالبة رمضاني سارة تحت إشراف الأستاذة قوميد فتيحة. الإجراءات العملية لتسيير أرشيف المؤسسات الإستشفائية: مؤسسة شيغيفارا مستغانم مقدمة لنيل شهادة الماستر في علم المكتبات بجامعة مستغانم 2017من إعداد الطالبات تحت إشراف الأستاذة زريقات حمزة. تحديد المصطلحات: أرشيف المستشفيات: يمثل أرشيف المؤسسات الإستشفائية نوعا خاصا من الأرشيفات في جميع الدول ويتواجد هذا الأرشيف في المستشفيات، العيادات المتخصصة أو متعددة الاختصاصات دور العجزة وينقسم هذا النوع إلى قسمين: /1الأرشيف الإداري: ويشتمل على: - مراسيم، قوانين، القرارات والأوامر الخاصة بإنشاء المؤسسة.الإطار المنهجي 17 - التقارير المدفوعة للمسؤولين عن حالة العمل بالمؤسسة. - خطط المؤسسات والتوسعات المرتقبة لها في المستقبل. - ملفات العمل من أطباء، شبه أطباء، تقنيين واداريين. - الخرائط التنظيمية التي تبن الأنشطة الرئيسية للمؤسسة. - ميزانية المؤسسة. /2الأرشيف الطبي: يمثل مجموع الوثائق المتعلقة بمصلحة طبية والتي تخص عدة مرضى نتيجة التكفل بعلاجهم ويضم هذا الأرشيف الملفات الطبية الخاصة بالمرضى، بالإضافة إلى وثائق ذات طابع طبي مثل سجلات المخابر وسجلات الملاحظات وغيرها، وتنتج الملفات الطبية بمجرد المريض للمؤسسة الإستشفائية وهي منظمة إما في مصلحة أرشيف واما كل مصلحة طبية تحفظ بأرشيفها.1 الأرشيف الجاري: هو التحكم العلمي في إنشاء الوثائق والسجلات وتجهيزها وحفظها بالترتيب وصيانتها وحمايتها وتقرير المصير النهائي لها. وهو اصطلاح اختير جيدا لتغطية أوجه نشاط تجهيز المعلومات هي الحاضر والمستقبل والهدف من إدارة الوثائق والسجلات تقديم أسلوب اتصال جيد على مستوى الهيئة عن طريق: أ. تبسيط الإجراءات وحذف الغير الضروري. ب. دمج النماذج المتشابهة. ت. التحكم في الوثائق المكتوبة والوثائق المقروءة أليا.2 1 عبدوسي، بشرى، محمد، طاشور. مباني وشروط حفظ أرشيف المستشفيات : دراسة ميدانية بمكتب أرشيف مكتب المؤسسة الإستشئفائية للأمراض العقلية محمد بلعميري جبل الوحس : قسنطينة، .2012ص .45 2كمال أسامة، الصرفي، محمد. أنظمة الأرشيفية. البحرين : مؤسسة لورد العالمية للشؤون الجامعية، .2006ص .25الإطار المنهجي 18 لمعالجة العلمية للأرشيف: الفرز، التقييم، الترتيب، التصنيف، الترقيم نظام التخزين. أدوات البحث الخاصة بالأرشيف محضر إحصاء الأرشيف الموجود، سجل الأرشيف المحول، الفهارس (مبسط ومفصل)، الجرد التحليلي، دليل مركز الأرشيف، الدليل الموضوعي للأرشيف، فهرس معرض الأرشيف.1 الصعوبات: ككل دراسة علمية واجهتنا جملة من الصعوبات أثناء إعدادنا لهذه الدراسة كان من أهمها ما يلي: /1أكبر مشكل عانيناه هو نقص المادة العلمية باللغة العربية الخاصة بموضوع الدراسة. /2هذه الأخيرة جعلتنا نبحث عن المصادر باللغة الفرنسية وترجمة ما نحتاجه من معلومات باللغة العربية وهذا تطلب منا جهدا مضاعفا مع ما استغرقته هذه العملية من وقت طويل اثر على السير العادي للدراسة. /3صعوبة في البحث الميداني بحيث أن كل من المسؤولة ومساعدها يصيرون على تناقض والتهرب من الإجابة. /4صعوبة جمع المصادر والتنقل من مكان الدراسة إلى جامعات أخرى. وبالرغم من هذه الصعوبات فقد حاولنا قدر الإمكان باذلين أقصى جهد ممكن في سبيل تغطيتها. تقسيم العمل: و لمعالجة هذا الموضوع قمنا بتقسيم بحثنا إلى فصلين أساسيين، بدءا بالإطار المنهجي يوضح أساسيات موضوع الدراسة بدءا من تحديد الإشكالية وتساؤلات وفرضيات الدراسة، مرورا بأهمية وأهداف الدراسة وبأسباب اختيار موضوع الدراسة إجراءات الدراسة والمنهج وأساليب جمع 1منتدى اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات. }على الخط المباشر{. زيارة يوم 2017/03/06على العنوان التالي : http://WWW.aLYASSEER.NET/V/SHOWTRAD.الإطار المنهجي 19 البيانات ثم حدود الدراسة ثم مجتمع الدراسة وعينته كذلك تم التعريج على أهم الدراسات السابقة ومجال الإفادة منها، وختما بتحديد أهم المصطلحات التي تم اعتمادها بكثرة في ثنايا الدراسة. وختما بالصعوبات. أما الفصل الأول فكان تحت عنوان: كيفية معالجة للأرشيف. وتناولنا فيه التعريف بمختلف العمليات العلمية والفنية لمعالجة الأرصدة الأرشيفية ويحتوي على مباحثثين وكل مبحث فيه ثلاث مطالب. ا المبحثالاول متضمن عنوان المعالجة العلمية للأرشيف واستخدام وسائل البحث فيه تطرقنا للمعالجة التمهيدية العلمية والإطلاع . أما المبحث الثاني فعنوانه الحفظ والصيانة والترميم كان فيه عرض لمفهوم الصيانة والحفظ والترميم . أما الفصل الثاني كان بنفس التقسيم الفصل الأول تحت عنوان ماهية أرشيف المؤسسات الإستشفائية، المبحث الأول عنوانه المؤسسات الإستشفائية من حيث المفهوم والخصائص وتنظيمها متضمنا تعريفها وخصائصها وأنواعها أما المبحث الثاني معنون بواقع أرشيف المؤسسات الإستشفائية المطلب الأول فهو إطار تصنيف الأرشيفات الإستشفائية والمطلب الثاني والوضع الإداري المؤسسات الإستشفائية والمطلب الثالث تقديم مراجع حول أرشيف المؤسسات الأرشيفية. وتناولنا فيه تعريف بأرشيف المؤسسة الإستشفائية. أما الفصل الثالث المتمثل في الدراسة الميدانية حول أرشيف المؤسسة الإستشفائية محمد بوضياف غيل