منجمنت أرشيف المؤسسات العمومية الجزائرية

Abstract

يشكل الأرشيف بالنسبة إلى كل أمة ذاكرتها الرسمية وتراثها التاريخي الرسمية لأنه يشهد على وجود أمة أو دولة ودليل على سيادتها ونشأة مؤسساتها، وهو دليل على تاريخ الأمة وعلى مكونات هويتها وذاتها. يعتبر مرجع رسمي وأصلي فاستعمال الأرشيف والرجوع إليه ضمن شتى نواحي الحياة، يعد ضرورة منهجية وعلمية يقتضيها المشرع والباحث على حد سواء. الأول من أجل إثبات الحقوق وإضفاء الصبغة القانونية على الأحداث، أما الثاني من أجل تحليل الوقائع التاريخية فكلاهما يسعى لتأكيد صحة الأحداث وتثبيت الدلائل. وهذه العوامل تعتبر في معظم الحكومات جزء من الوظيفة الثقافية والتاريخية، وبالتالي أصبحت مؤسسة الأرشيف الوطني ملحقة بعدة قطاعات مهمة. فقد كان الأرشيف التاريخي محور الاهتمام والذي يتمثل في العمر الثالث في حياة الأرشيف. وما نلاحظه هو تهميش الأرشيف في التنظيم الإداري للمؤسسات الجزائرية، التهاون والإهمال في إدارة الوثائق حديثة الإنتاج مما أعاق حسن سير المؤسسات وعرض جزء كبير من الرصيد الأرشيفي " الذاكرة الرسمية " إلى الخطر. أما اليوم فإن التضخم الذي يؤثر بصورة مستمرة في إنتاج الأرشيف عبر معظم الدول وهذا ما أدى بها إلى إعادة توجيه خياراتها الإستراتيجية لضمان اهتمام أفضل بالأرشيف الجاري والوسيط للوثائق أي الفئة الأكبر إنتاجا، ذلك الموجود في المكاتب ومخازن الأرشيف على مستوى الإدارات والمؤسسات دون معالجة، وهذا ما يعيق حسن سيرها بسبب الفوضى في المحافظة عليه. فالمؤسسات العمومية في الجزائر خاصة ذات الطابع الخدماتي تعاني من مشكل تكدس الوثائق الأرشيفية، لسبب إنتاج ومعالجة نوع معين من الوثائق بكميات هائلة نظرا لكثرة عدد مستعمليها. للسبب رئيسي الذي يدعو إلى التفاؤل بمستقبل علم الأرشيف هو عصر العولمة والتجارة العالمية هناك دليل واضح منذ الأزل على اهتمام الهيئات التشريعية والقضائية والمعلوماتية بتحمل مسؤولياتها في إصدار القوانين واللوائح وإيداع الأساليب المتعلقة بجمع، تنظيم، حفظ، تحليل، تسيير والإفادة، من " الوثائق الأرشيفية " والتفكير في وضع المعايير الفصل المنهجي إجراءات الدراسة المتعلقة بالأرشيف في القطاع الحكومي والعام سوف يحفز القطاع الخاص على شن تلك المعايير وتطبيقها أو وضع معايير خاصة به، بالتالي هذا يعزز موقف الأرشيفيين الذين يسعون دائما إلي تطوير العمل الأرشيفي على مستوى التنظير والتطبيق وثمة نقطة لابد من الوقوف أمامها في سياق تطور علم الأرشيف، وهي أنه على الرغم من التغيرات والمصطلحات القانونية والقضائية فهي بالضرورة مربوطة بالزخم الذي يفرزها وبالظروف المحددة نستشير إليها ونتعامل معها " المناجمنت " باعتباره مصطلح عالي يتبنى عمل الإدارات والمؤسسات فقد انتقل اليوم إلى علم إدارة الوثائق الأرشيفية في كل مرحلة من مراحل معالجتها. والجزائر ملتزمة اليوم بمسايرة التغيرات ما يستدعي الأمر إعادة النظر فيما يخص القوانين وفق تشريعات والمقاييس العالمية التي تتعلق بالأرشيف وإمكانية تطبيقها في الواقع للحصول على الأهداف المرجوة منه. أي الإدارة العلمية للوثائق يقصد بها برامج شاملة لضبط أعمال الوثائق الجارية بداية من إنتاجها ومرورا بمعالجتها، صيانتها، الانتهاء باستبعادها إما بالتخلص منها أو نقلها للحفظ الدائم، أي أحد أهداف تنظيم وتسيير الوثائق هو تخفيض حجم الوثائق عديمة القيمة، ولكي يتم تنظيم وتسيير الوثائق الأرشيفية يجب أن نطبق المناهج والمعايير التي ظهرت بعد دراسات طويلة في هذا المجال، فالمعيار التقنين العام والدولي للوصف الأرشيفي يدرس المرحلة النهائية للأرشيف والمسمى بالأرشيف التاريخي. أما وثائق العمر الأول والثاني بتطبيق المعيار إدارة الوثائق للعمر الجاري والوسيط فقد يصعب علينا توفير المخازن اللازمة في حالة الاحتفاظ بالكمية الهائلة من الأرشيف المنتج بطريقة سريعة على المدى الطويل. ولمعالجة بحثنا هذا قمنا بإتباع خطة بحث مقسمة إلى فصلين الفصل الأول للجانب النظري أما الفصل الثاني فهو خاص بالجانب التطبيقي فقط. وتطرقنا في الفصل الأول إلى مبحثين يتناول الأول مفاهيم عامة حول الأرشيف أما الثاني فقد خصصناه للحديث عن الإدارة العلمية لتسيير الأرشيف أما الفصل الثاني الجانب التطبيقي فقط قمنا بتقديم لمحة عن نشأة مصلحة الأرشيف لولاية مستغانم مع وصف للبناية وما يتعلق بها من الموظفين والتجهيزات التي تتوفر عليها المصلحة، هذا بالإضافة إلى أننا قمنا بطرح تساؤلات لرئيس المصلحة لكي نفهم واقع تسيير الوثائق الأرشيفية في المصلحة. الفصل المنهجي إجراءات الدراسة الإشكالية: تواجه مراكز الأرشيف تضخما ورقيا كبير جراء ما تنتجه مختلف الإدارات والمؤسسات من وثائق نتيجة لنشاطها اليومي وما يصاحبها من صعوبة التحكم في مسار الوثائق الأرشيفية وكيفية إدارتها حيث تعني بإدارة الوثائق التنظيم وترتيب الوثائق بوضع الخطط والأساليب والطرق من الناحية الفنية ومن ناحية عمليات الإنتاج الوثائق بسهولة لي الرجوع إليها في الأعمال الإدارية وتشمل إدارة الوثائق الإشراف على العمليات وتكوينها وطرق تداولها في الأعمال الرسمية وطرق حفظها وصيانتها وتخزينها وحمايتها من التلف والتخلص من الوثائق الغير الهامة، وهذا يقاضي وجود الدليل أو مرشد لعملية فرز الأوراق لتحديد وثائق التي تحفظ بصفة مستديمة والتي تحفظ لفترة مؤقتة والوثائق التي تعدم عن طريق الحرق. يمكننا طرح التساؤل التالي إلى أي مدى تمكنت مصلحة أرشيف ولاية مستغانم من إدارة وثائقها الأرشيفية علميا؟ وفي ما تتمثل تطبيقات الإدارة العلمية؟